Emailについて

「Emailって使いますか？LINEで良くないですか？」っていう人いるけど，いまのところEmailは絶対必要。ビジネススキルの1つとして，Emailの使い方，書き方のルールやマナーを理解しておこう。LINEなどSNSのメッセージと同じような使い方，書き方をしてはいけない。

Emailのルールやマナーを守っていないと，やりとりする相手に対して失礼だとかマナー違反だとかいうことよりも，そもそも相手にメールが届かなったり読んでもらえなかったりする可能性が高い。社会人は，1日何十，何百というEmailを受け取るが，そのうちの多くは迷惑メール。とくに，Emailはコンピュータ・ウィルスの感染経路となることも多い。そのため，サーバーやメールソフトで迷惑メールをブロックするためのさまざまなフィルタが設定されている。

迷惑メールの判定に利用されるのは，送信元にかかわる情報や件名，本文の内容。差出人が確認できないメールや，基本的な作法が守られていないメールは，迷惑メールと判定されてブロックされる確率が高い。

メールの書き方には唯一無二のルールがあるわけではないが，一家言ある人は多い。たとえば，挨拶を含め用件にかかわらないことは書かない方が良いという人もいれば，挨拶もなしに用件だけ書くのは失礼だという人もいる。あるいは，大学教員の敬称は，「先生」じゃないとキレる人もいれば，「先生」と書くとキレる人もいる。面倒くさい話だが，相手によって柔軟に対応する必要があるというのは対面のコミュニケーションでも同じこと。ただ，「件名を適切に」，「本文冒頭に宛名を」，「まず名乗る」などは基本的なルールと考えて良い。

所属組織のメールアドレスを使う

オフィシャルなメール (大学の授業関係や就職活動など)を送るときは，大学 (所属する組織)のメールアドレスから送るようにしよう。フリーメール (yahooメールとか)からメールを送っても迷惑メールに振り分けられて届かなかったり，読んでもらえなかったりする可能性が高い。「知らない電話番号から電話がかかってきても怖いから出ない」のと同じ。所属がわかるメールアドレスを使い，差出人名は本名 (フルネーム)に設定しておく。

書き方のルール

まず，形式的な要件として，以下の点に注意。

件名を必ず書く･･･簡潔でわかりやすい件名を書くこと。空白のままだとスパムメールと判断される。
本文の冒頭に必ず宛名を書く･･･「○○様」，「○○先生」など。宛名がないと不特定多数に送信されたマスメールと判断される。
自分の所属・氏名を明らかにする…メールの最後に署名を入れている場合でも，最初に自分の所属・氏名を明らかにする。

また，Emailの文章に特有のルールとして，以下の点にも気を配る。

一文ごとに改行する･･･「。」で一文が終わったら必ず改行する。また，一文が長く（全角35～40字程度以上）なるときには，文章の途中でも改行する。
段落の間は一行あける･･･Emailでは空白の行で段落を区切る。段落のはじめを字下げする必要はない。
半角カタカナや機種依存文字を使わない･･･絵文字などは論外。

以上のルールに則って，授業に関する質問をするために教員の研究室を訪問したい旨を伝えるメールを書くと，次のような感じ。

    件名　　：　木曜3限　基礎経済学の授業に関する質問
    本文　　：

        ○○先生

        ××学部1年の○○　○○です。
        いつもお世話になっています。

        木曜3限の基礎経済学の授業を履修しています。
        □□□□□□に関して質問があるのですが，
        ○月△日15:00に研究室にうかがってもよろしいでしょうか。

        **********************
        ◇◇大学××学部
        ○○　○○
        **********************

宛先・CC・BCC

メールを送るとき，受信者は，宛先 (To)，CC (Carbon Copy)，BCC (Blind Carbon Copy)の3種類をメールアドレスで指定できる。

宛先 (To)：主なメールの受信者
CC (Carbon Copy)：宛先とほぼ同じ，主な受信者以外にも同時に送信したいときに指定する
BCC (Blind Carbon Copy)：ここで指定した受信者は，他の受信者にはメールアドレスが表示されない

宛先とCCは，基本的に同じ役割。宛先に受信者全員のアドレスを指定しても良いし，主な受信者を宛先に指定して，ほかの人のアドレスはCCに指定しても良い。いずれの場合も，受信者には，ほかの受信者のメールアドレスも表示されることに注意しよう。一方，BCCで指定したアドレスには，メールは送信されるが，ほかの受信者には，BCCで指定したメールアドレスは表示されない。

たとえば，Xさんを受信者に，YさんをCCに，ZさんをBCCに指定した場合，Xさん，Yさん，Zさんの3人の受信者にメールが届く。このとき，受信者には，Xさん，Yさんのメールアドレスは表示されるが，Zさんのメールアドレスは表示されない。つまり，XさんとYさんは，このメールがXさんとYさんに送信されたということがわかるが，Zさんにも送信されたということを知ることはない。一方，Zさんには，このメールがXさんとYさんにも送信されたことがわかる。

たとえば多くの人にまとめてメールを送るとき，受信者のなかにはメールアドレスをほかの人に知られたくない人がいるかもしれない。しかし，宛先やCCでメールを送ると，受信者全員にほかの受信者のメールアドレスがわかってしまう。そのようなときには宛先を自分にして，メールの受信者は全員BCCに指定するという方法が使われる。

CCやBCCを使う機会はあまりないと思うが，メールを送るときに宛先，CC，BCCを念入りに確認してから送るようにしよう。間違って，送ってはいけない相手にメールを送ってしまうことがないよう注意する。

メールのセキュリティ

Emailはいくつものサーバーを経由して相手に届くため，その間に第三者に内容を読み取られる可能性がある。そのため，個人情報や，機密情報は通常のEmailで送信してはいけない。基本的に，Emailには内容が不特定多数に読まれたとしても問題ないような内容以外を書かないようにしよう。

添付ファイル

Emailにはファイルを添付して送ることができる。しかし，多くのコンピュータ・ウィルスはEmailの添付ファイルを媒介して感染するため，添付ファイルはメールの本文よりもさらに相手に開いてもらえる確率が低い。もし添付ファイルがウィルスであれば，その被害は甚大なので，セキュリティ意識の高い人は，信頼できる相手からのメールではない限り不用意に添付ファイルを開かない。

そのため，本文に書くことができるような内容は，添付ファイルにはしない方がいい。また，添付ファイルを送受信する際には，ウィルスチェックは必ず行うようにしよう (ウィルス対策ソフトを適切に設定しておけば自動でやってくれる)。また，添付ファイルは，特定のソフトウェアでなければ開けなかったり，環境によって表示が異なったりするようなファイル形式 (Microsoft Officeのファイルを含む)を避け，可能な限りPDFにする。ファイルのサイズにしては，一律に制限があるわけではないが，2MB以内を目安にする。10MBを超えるようなファイルは，多くの場合サーバーではじかれてしまう。

また，添付ファイルも第三者に読まれる可能性があるため，個人情報や機密情報を含むファイルは添付してはいけない。ファイルを暗号化して，復号するためのパスワードを別のメールで送信するという方法は，過去によく用いられてきた。この方法は，「Password付きZIPファイルを送ります，Passwordを送ります，Angoka（暗号化）Protocol（プロトコル）」，略してPPAPといわれ，現在ではセキュリティ対策として効果がないばかりか，むしろ危険であると指摘されている。パスワード付きのファイルを盗み取ることができるのであれば，同じ経路で送信されているパスワードの書かれたメールも盗み取ることができると考えるのが自然だからだ。また，多くの場合，添付ファイルはzip形式で圧縮されパスワード保護される。しかし，暗号化されたzipファイルは，ウィルスが含まれていても，ウィルス対策ソフトに検知されない可能性が高い。

最も効果的な対策は，個人情報や機密情報を含むファイルはEmailに添付しないことである。最近は添付ファイルではなく，クラウドにファイルをアップロードして，そのURLをメールで送信するという方法が主流になってきている。クラウド上のファイルは，開くことができるアカウントを制限することができるため，URLが盗み取られたとしても第三者がファイルを開くことは難しい。ただし，受信者が，自分が使っているクラウド・サービスのアカウントを持っているとは限らないという問題がある。そのため，この方法は同一組織内でのファイルのやりとりに最適である。

気をつけるべき点

大事なメールはパソコンで

スマホ操作に慣れている人は，スマホでパソコンと同じようにメールを書くことができると思っているかもしれない。しかし，実際にはスマホを使ってメールを書くと誤字・脱字が増えるし，小さい画面ではメール全体を見ながら文章をチェックすることができないため，わかりにくい構成の文章になりがち。緊急の場合を除いて，大事なメールはパソコンで書いて全体をチェックしてから送信しよう。

やりとりは必要最小限に

メールは，チャットのように何度もやりとりするものじゃない。相手からの返信が必要な場合は，なるべく相手が一度返信すれば完了するようにメールを書く。返信が来たときに，また別の質問を返信するといったことは避ける。ただし，返信をもらったら簡潔なお礼のメールは送っておいた方が良いと思う (返信を受け取ったという確認の意味もある)。

送信する前にもう一度チェック

メールは一度送信してしまうと取り消すことはできない。送信ボタンを押す前に誤字や脱字がないか，内容がわかりにくくないかなどを確認する。また，メールを受け取る相手も暇ではないので，メールで聞くことが適切な用件であるかをもう一度よく考える。自分で調べればわかることや自分の責任で聞き漏らしたことなどを問い合わせるのは迷惑。間違いなく自分の評価が下がる。

頻繁にチェック

メールは常にチェックするのが基本。返信は忘れないようメールを読んだらできるだけすぐ行う。「メール見てませんでした」という (大学教員がよく言いそうな)いいわけは通用しない。大事な連絡を見逃さないように，スマホにも大学のアカウントを登録しておこう。

--- title: "Emailについて" --- 「Emailって使いますか？LINEで良くないですか？」っていう人いるけど，いまのところEmailは絶対必要。ビジネススキルの1つとして，Emailの使い方，書き方のルールやマナーを理解しておこう。LINEなどSNSのメッセージと同じような使い方，書き方をしてはいけない。 Emailのルールやマナーを守っていないと，やりとりする相手に対して失礼だとかマナー違反だとかいうことよりも，そもそも相手にメールが届かなったり読んでもらえなかったりする可能性が高い。社会人は，1日何十，何百というEmailを受け取るが，そのうちの多くは迷惑メール。とくに，Emailはコンピュータ・ウィルスの感染経路となることも多い。そのため，サーバーやメールソフトで迷惑メールをブロックするためのさまざまなフィルタが設定されている。迷惑メールの判定に利用されるのは，送信元にかかわる情報や件名，本文の内容。差出人が確認できないメールや，基本的な作法が守られていないメールは，迷惑メールと判定されてブロックされる確率が高い。メールの書き方には唯一無二のルールがあるわけではないが，一家言ある人は多い。たとえば，挨拶を含め用件にかかわらないことは書かない方が良いという人もいれば，挨拶もなしに用件だけ書くのは失礼だという人もいる。あるいは，大学教員の敬称は，「先生」じゃないとキレる人もいれば，「先生」と書くとキレる人もいる。面倒くさい話だが，相手によって柔軟に対応する必要があるというのは対面のコミュニケーションでも同じこと。ただ，「件名を適切に」，「本文冒頭に宛名を」，「まず名乗る」などは基本的なルールと考えて良い。 ## 所属組織のメールアドレスを使うオフィシャルなメール (大学の授業関係や就職活動など)を送るときは，大学 (所属する組織)のメールアドレスから送るようにしよう。フリーメール (yahooメールとか)からメールを送っても迷惑メールに振り分けられて届かなかったり，読んでもらえなかったりする可能性が高い。「知らない電話番号から電話がかかってきても怖いから出ない」のと同じ。所属がわかるメールアドレスを使い，**差出人名は本名 (フルネーム)**に設定しておく。 ## 書き方のルールまず，形式的な要件として，以下の点に注意。 - **件名**を必ず書く･･･簡潔でわかりやすい件名を書くこと。空白のままだとスパムメールと判断される。 - 本文の冒頭に必ず**宛名**を書く･･･「○○様」，「○○先生」など。宛名がないと不特定多数に送信されたマスメールと判断される。 - **自分の所属・氏名を明らかにする**…メールの最後に署名を入れている場合でも，最初に自分の所属・氏名を明らかにする。また，Emailの文章に特有のルールとして，以下の点にも気を配る。 - 一文ごとに改行する･･･「。」で一文が終わったら必ず改行する。また，一文が長く（全角35～40字程度以上）なるときには，文章の途中でも改行する。 - 段落の間は一行あける･･･Emailでは空白の行で段落を区切る。段落のはじめを字下げする必要はない。 - 半角カタカナや機種依存文字を使わない･･･絵文字などは論外。以上のルールに則って，授業に関する質問をするために教員の研究室を訪問したい旨を伝えるメールを書くと，次のような感じ。件名　　：　木曜3限　基礎経済学の授業に関する質問本文　　： ○○先生 ××学部1年の○○　○○です。いつもお世話になっています。木曜3限の基礎経済学の授業を履修しています。 □□□□□□に関して質問があるのですが， ○月△日15:00に研究室にうかがってもよろしいでしょうか。 ********************** ◇◇大学××学部 ○○　○○ ********************** ## 宛先・CC・BCC メールを送るとき，受信者は，宛先 (To)，CC (Carbon Copy)，BCC (Blind Carbon Copy)の3種類をメールアドレスで指定できる。 - 宛先 (To)：主なメールの受信者 - CC (Carbon Copy)：宛先とほぼ同じ，主な受信者以外にも同時に送信したいときに指定する - BCC (Blind Carbon Copy)：ここで指定した受信者は，他の受信者にはメールアドレスが表示されない宛先とCCは，基本的に同じ役割。宛先に受信者全員のアドレスを指定しても良いし，主な受信者を宛先に指定して，ほかの人のアドレスはCCに指定しても良い。いずれの場合も，受信者には，ほかの受信者のメールアドレスも表示されることに注意しよう。一方，BCCで指定したアドレスには，メールは送信されるが，ほかの受信者には，BCCで指定したメールアドレスは表示されない。たとえば，Xさんを受信者に，YさんをCCに，ZさんをBCCに指定した場合，Xさん，Yさん，Zさんの3人の受信者にメールが届く。このとき，受信者には，Xさん，Yさんのメールアドレスは表示されるが，Zさんのメールアドレスは表示されない。つまり，XさんとYさんは，このメールがXさんとYさんに送信されたということがわかるが，Zさんにも送信されたということを知ることはない。一方，Zさんには，このメールがXさんとYさんにも送信されたことがわかる。たとえば多くの人にまとめてメールを送るとき，受信者のなかにはメールアドレスをほかの人に知られたくない人がいるかもしれない。しかし，宛先やCCでメールを送ると，受信者全員にほかの受信者のメールアドレスがわかってしまう。そのようなときには宛先を自分にして，メールの受信者は全員BCCに指定するという方法が使われる。 CCやBCCを使う機会はあまりないと思うが，メールを送るときに宛先，CC，BCCを念入りに確認してから送るようにしよう。間違って，送ってはいけない相手にメールを送ってしまうことがないよう注意する。 ## メールのセキュリティ Emailはいくつものサーバーを経由して相手に届くため，その間に第三者に内容を読み取られる可能性がある。そのため，個人情報や，機密情報は通常のEmailで送信してはいけない。基本的に，Emailには内容が不特定多数に読まれたとしても問題ないような内容以外を書かないようにしよう。 ## 添付ファイル Emailにはファイルを添付して送ることができる。しかし，多くのコンピュータ・ウィルスはEmailの添付ファイルを媒介して感染するため，添付ファイルはメールの本文よりもさらに相手に開いてもらえる確率が低い。もし添付ファイルがウィルスであれば，その被害は甚大なので，セキュリティ意識の高い人は，信頼できる相手からのメールではない限り不用意に添付ファイルを開かない。そのため，本文に書くことができるような内容は，添付ファイルにはしない方がいい。また，添付ファイルを送受信する際には，ウィルスチェックは必ず行うようにしよう (ウィルス対策ソフトを適切に設定しておけば自動でやってくれる)。また，添付ファイルは，特定のソフトウェアでなければ開けなかったり，環境によって表示が異なったりするようなファイル形式 (Microsoft Officeのファイルを含む)を避け，可能な限りPDFにする。ファイルのサイズにしては，一律に制限があるわけではないが，2MB以内を目安にする。10MBを超えるようなファイルは，多くの場合サーバーではじかれてしまう。また，添付ファイルも第三者に読まれる可能性があるため，個人情報や機密情報を含むファイルは添付してはいけない。ファイルを暗号化して，復号するためのパスワードを別のメールで送信するという方法は，過去によく用いられてきた。この方法は，「Password付きZIPファイルを送ります，Passwordを送ります，Angoka（暗号化）Protocol（プロトコル）」，略してPPAPといわれ，現在ではセキュリティ対策として効果がないばかりか，むしろ危険であると指摘されている。パスワード付きのファイルを盗み取ることができるのであれば，同じ経路で送信されているパスワードの書かれたメールも盗み取ることができると考えるのが自然だからだ。また，多くの場合，添付ファイルはzip形式で圧縮されパスワード保護される。しかし，暗号化されたzipファイルは，ウィルスが含まれていても，ウィルス対策ソフトに検知されない可能性が高い。最も効果的な対策は，個人情報や機密情報を含むファイルはEmailに添付しないことである。最近は添付ファイルではなく，クラウドにファイルをアップロードして，そのURLをメールで送信するという方法が主流になってきている。クラウド上のファイルは，開くことができるアカウントを制限することができるため，URLが盗み取られたとしても第三者がファイルを開くことは難しい。ただし，受信者が，自分が使っているクラウド・サービスのアカウントを持っているとは限らないという問題がある。そのため，この方法は同一組織内でのファイルのやりとりに最適である。 ## 気をつけるべき点 ### 大事なメールはパソコンでスマホ操作に慣れている人は，スマホでパソコンと同じようにメールを書くことができると思っているかもしれない。しかし，実際にはスマホを使ってメールを書くと誤字・脱字が増えるし，小さい画面ではメール全体を見ながら文章をチェックすることができないため，わかりにくい構成の文章になりがち。緊急の場合を除いて，大事なメールはパソコンで書いて全体をチェックしてから送信しよう。 ### やりとりは必要最小限にメールは，チャットのように何度もやりとりするものじゃない。相手からの返信が必要な場合は，なるべく相手が一度返信すれば完了するようにメールを書く。返信が来たときに，また別の質問を返信するといったことは避ける。ただし，返信をもらったら簡潔なお礼のメールは送っておいた方が良いと思う (返信を受け取ったという確認の意味もある)。 ### 送信する前にもう一度チェックメールは一度送信してしまうと取り消すことはできない。送信ボタンを押す前に誤字や脱字がないか，内容がわかりにくくないかなどを確認する。また，メールを受け取る相手も暇ではないので，**メールで聞くことが適切な用件であるかをもう一度よく考える**。自分で調べればわかることや自分の責任で聞き漏らしたことなどを問い合わせるのは迷惑。間違いなく自分の評価が下がる。 ### 頻繁にチェックメールは常にチェックするのが基本。返信は忘れないようメールを読んだらできるだけすぐ行う。「メール見てませんでした」という (大学教員がよく言いそうな)いいわけは通用しない。大事な連絡を見逃さないように，スマホにも大学のアカウントを登録しておこう。